Molte società oggi puntano sui viaggi aziendali, che ritengono siano una parte essenziale del lavoro dei loro dipendenti. I viaggi aziendali possono essere di vario tipo e a volte si tratta anche di partecipare a convegni o di mantenere rapporti commerciali. Si parla sempre più di travel management, che assume un ruolo preciso all’interno delle aziende e incide sul loro budget. Infatti non si devono trascurare tutte quelle spese di viaggio e di rappresentanza. Si ha comunque la possibilità di non spendere necessariamente una fortuna per i viaggi aziendali, organizzandosi in maniera da poter risparmiare. Ecco una soluzione che può essere presa in considerazione.
Gli strumenti offerti dalle agenzie
Ci sono agenzie che si occupano di tutto ciò che riguarda il fleet management. Aziende certificate e attive nell’erogazione di servizi di formazione per tutto ciò che concerne la sicurezza stradale.
Esse forniscono supporto alle aziende nella gestione delle flotte e vogliono operare un vero e proprio cambiamento culturale per tutto ciò che riguarda questo settore. Ecco perché hanno elaborato dei software di gestione delle flotte aziendali che si pongono come un unico contenitore all’interno del quale sono ricondotte tutte le informazioni per gestire la flotta aziendale.
Con questi software si possono facilmente controllare i costi di gestione dei veicoli e si possono mantenere regolari i rapporti con i fornitori. Il tutto attraverso delle soluzioni personalizzabili.
Inoltre ci sono anche software dedicati alla localizzazione dei veicoli della flotta aziendale. Questi programmi utilizzano il GPS per localizzare i veicoli e quindi così si ottimizzano i costi di gestione, si monitorano i consumi e si possono predisporre programmi di manutenzione.
La pianificazione e la gestione dei viaggi aziendali
Queste soluzioni che abbiamo descritto si rivelano davvero importanti per ottimizzare tutte le spese di gestione dei viaggi aziendali. È infatti molto importante l’aspetto della pianificazione, specialmente per quanto riguarda i viaggi sul territorio nazionale in cui si fa molto uso dell’automobile, piuttosto che il ricorso ad altri mezzi di trasporto, come potrebbe essere per esempio l’aereo.
Infatti una soluzione ideale per riuscire ad avere anche una rendicontazione delle spese di viaggio oggettiva e precisa è proprio quella di farsi aiutare da un programma informatico in grado di essere particolarmente performante.
Ci sono molti aspetti da considerare per quanto riguarda la pianificazione e la gestione dei viaggi aziendali. Infatti riuscire a risparmiare e fare in modo che tutto vada per il verso giusto è possibile rispettando alcune regole precise.
Per esempio sarebbe importante programmare i viaggi aziendali con un largo anticipo, in modo da poter godere di tariffe migliori e per dare il tempo ai collaboratori di organizzare al meglio il loro lavoro, anche in rapporto alle scadenze.
Poi ci sono molti altri strumenti da tenere in considerazione, come per esempio la possibilità di dotare i collaboratori che partecipano ai viaggi di una carta di credito aziendale prepagata. In questo modo, anche attraverso un’app installata sullo smartphone, proprio come quelle che consentono di giocare a briscola online, è possibile gestire in maniera intuitiva tutte quelle spese legate per esempio al carburante o quelle che riguardano il consumo dei pasti al ristorante, anche attraverso la rendicontazione tramite delle semplici foto degli scontrini.
È fondamentale comunque che un’azienda si doti di una travel policy ben chiara e ben definita. All’interno dei regolamenti aziendali bisogna sempre specificare delle linee guida dettagliate, in modo da avere a disposizione dei parametri a cui attenersi per tutto ciò che riguarda l’organizzazione dei viaggi d’affari dei dipendenti. In questo modo gestire tutto ciò che ha a che fare con le trasferte diventerà molto semplice.